Предисловие к описи дел постоянного хранения

Составление предисловия к описи

Среди всего обилия документов, сопровождающих деятельность любой организации, есть целый ряд таких, которые должны храниться на протяжении всего периода ее существования. Они называются делами постоянного хранения. Им в делопроизводстве уделяется особое внимание, и для того, чтобы облегчить их учет, идентификацию и поиск, составляется соответствующая опись. К ней, в свою очередь, составляется предисловие.

Основным предназначением этого документа является как можно более полное раскрытие состава и содержания входящей в опись документации. Кроме того, в предисловии к описи дел постоянного хранения отражаются особенности ее формирование. Специалисты компании «Архив-Профи» составляют такие предисловия на высоком профессиональном уровне и в самые сжатые сроки.

Правила составления

Предисловие к такой описи по своей структуре и назначению во многом схоже с исторической справкой. Главное отличие состоит в том, что оно касается не всего архивного фонда, а лишь отдельной его части, то есть дел постоянного хранения. Кроме того, историческому аспекту в предисловии уделяется меньше внимания, а большая его часть посвящена составу описи дел постоянного хранения, а также особенностям, которые влечет за собой хранение и обработка внесенной в нее документации.

Этот документ состоит из двух частей:

  • история организации-фондообразователя;
  • характеристика состава и содержания документов.

В самом конце он подписывается составителем и тем лицом, которое ответственно за архив.

Как уже было сказано выше, историческая часть этого предисловия не столь велика, как в исторической справке. Тем не менее она также содержит распорядительные акты о создании, хронологии преобразовании организации, главных направлениях ее деятельности, наличии и составе структурных подразделений.

Вторая часть существенно больше первой по своему объему. В нее включается информация как о составе, так и о содержании тех документов, которые включены в опись, приводятся сведения об их состоянии и степени сохранности. Помимо этого в предисловии указывается, какое количество дел включено в опись, даты самого раннего и самого позднего из них. Если в архиве есть дела, выходящие за эти хронологические рамки, то указываются также сведения и о них.

Предисловие к описи дел постоянного хранения составляется еще при самой первой обработке документации, а затем переписывается при последующих ревизиях.

Преимущества составления предисловия к описи дел постоянного хранения компанией «Архив-Профи»

Составление предисловия к описи дел постоянного хранения требует определенного уровня квалификации и опыта, поэтому выполнение этой работы лучше доверять профессионалам компании «Архив-Профи». Мы в самые короткие сроки подготовим этот документ по приемлемым для вас ценам.

Если необходимо составить этот важный в делопроизводстве документ — обращайтесь в «Архив-Профи»!

Виды работЕдиница измеренияЦена  
1. Составление предисловия к описи. 1 предисловие от 2000-00
Хотите получить выгодное предложение? Оставьте заявку.