Обработка документов. Научно-техническая обработка дел.

Научно-техническая обработка дел

Научно-техническая обработка дел является одним из важных этапов необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования.

Практика показывает, что требования по формированию дел в большинстве организаций не соблюдаются или соблюдаются частично. Документы формируются в дела в произвольном порядке. Документы, находятся на скоросшивателях, в которых они систематизированы в обратном хронологическом порядке, количество листов в деле превышает 250, отдельные документы помещены в пластиковые файлы и др. В дела помещаются вторые экземпляры и копии документов, черновики, разрозненные документы. Поэтому, практически, всегда требуется проводить формирование или переформирование дел.

При формировании дел осуществляется отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. При переформировании дел неправильно сгруппированные документы в дела расформировываются и дела формируются вновь.

При этом необходимо соблюдать следующие требования:

  • включать в дела подлинные документы, а в отдельных случаях при отсутствии подлинных документов в дела могут включаться заверенные копии;
  • документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа, (в дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры наиболее значимых документов, копии документов на которых имеются подлинные резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу;
  • группировать в дела документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела, судебные дела, личные дела, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год (кроме документов по административным и бухгалтерским вопросам), документы театров, характеризующие сценическую деятельность – в пределах театрального сезона и др.

Кроме того, при небольшом объеме документов одного вида, в случае проведения упорядочивания документов за несколько лет, документы могут быть сформированы в дело по видам документов в пределах нескольких календарных лет. Например: Приказы генерального директора по личному составу за 2001-2003 году;

  • не включать в дело более 250 стандартных листов, при толщине не более 4 см. (количество нестандартных листов может быть больше, но толщина дела сохраняется в пределах 4 см.). Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело подлежит разделению на тома;
  • систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы;
  • формировать документы вместе с приложениями, независимо от даты их утверждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Своевременное создание правильного архива — залог успеха будущего вашей компании. Качественная обработка архива позволяет избежать множественных проблем поиска необходимых документов, а также сохранит добрые отношения с вашими деловыми партнерами.

Виды работЕдиница измеренияЦена  
1.

Научно-техническая обработка дел управленческой документации и документов по личному составу (лицевые счета, приказы по личному составу, карточки ф. Т-2), документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, особо ценных документов

Полистный просмотр, формирование дел из россыпи документов и переформирование дела, систематизация листов в деле.
дело от 200-00
2.

Обработка дел временного хранения (до 10 лет).

Без нумерации и оформления листа-заверителя

Полистный просмотр, формирование дел из россыпи документов и переформирование дела, систематизация листов в деле.
дело от 165-00
Хотите получить выгодное предложение? Оставьте заявку.