Научно-техническая обработка дел является одним из важных этапов необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования.
Практика показывает, что требования по формированию дел в большинстве организаций не соблюдаются или соблюдаются частично. Документы формируются в дела в произвольном порядке. Документы, находятся на скоросшивателях, в которых они систематизированы в обратном хронологическом порядке, количество листов в деле превышает 250, отдельные документы помещены в пластиковые файлы и др. В дела помещаются вторые экземпляры и копии документов, черновики, разрозненные документы. Поэтому, практически, всегда требуется проводить формирование или переформирование дел.
При формировании дел осуществляется отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. При переформировании дел неправильно сгруппированные документы в дела расформировываются и дела формируются вновь.
При этом необходимо соблюдать следующие требования:
- включать в дела подлинные документы, а в отдельных случаях при отсутствии подлинных документов в дела могут включаться заверенные копии;
- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа, (в дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры наиболее значимых документов, копии документов на которых имеются подлинные резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу;
- группировать в дела документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела, судебные дела, личные дела, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год (кроме документов по административным и бухгалтерским вопросам), документы театров, характеризующие сценическую деятельность – в пределах театрального сезона и др.
Кроме того, при небольшом объеме документов одного вида, в случае проведения упорядочивания документов за несколько лет, документы могут быть сформированы в дело по видам документов в пределах нескольких календарных лет. Например: Приказы генерального директора по личному составу за 2001-2003 году;
- не включать в дело более 250 стандартных листов, при толщине не более 4 см. (количество нестандартных листов может быть больше, но толщина дела сохраняется в пределах 4 см.). Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело подлежит разделению на тома;
- систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы;
- формировать документы вместе с приложениями, независимо от даты их утверждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Своевременное создание правильного архива — залог успеха будущего вашей компании. Качественная обработка архива позволяет избежать множественных проблем поиска необходимых документов, а также сохранит добрые отношения с вашими деловыми партнерами.
№ | Виды работ | Единица измерения | Цена |
---|---|---|---|
1. |
Научно-техническая обработка дел управленческой документации и документов по личному составу (лицевые счета, приказы по личному составу, карточки ф. Т-2), документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, особо ценных документов Полистный просмотр, формирование дел из россыпи документов и переформирование дела, систематизация листов в деле. |
дело | от 200-00 |
2. |
Обработка дел временного хранения (до 10 лет). Без нумерации и оформления листа-заверителя Полистный просмотр, формирование дел из россыпи документов и переформирование дела, систематизация листов в деле. |
дело | от 165-00 |